ค ม อการใช งาน Office 365 สาหร บผ ค มระบบ

ค ม อการใช งาน Office 365 สาหร บผ ค มระบบ 02-257-4985 A-THCHUE@MICROSOFT.COM

สารบ ญ Office 365 Admin center... 1 Dashboard... 3 Setup... 6 Specify a domain and confirm ownership... 6 Add users and assign licenses... 8 เพ มบ ญช ผ ใช ท ละ 1 บ ญช... 8 เพ มบ ญช ผ ใช จานวนมากผ านทางไฟล ร ปแบบ.csv... 10 Set the domain purpose and configure DNS... 11 Import user data... 11 Users and groups... 14 Domains... 16 Licensing... 17 Service settings... 18 Service health... 22 Reports... 23 Support... 26 Purchase services... 30

Office 365 Admin center Dashboard ส วนท 1 Office 365 Admin Center ส วนน จะเป น Navigation bar เข าไปท หน าแผงควบค มระบบ จากร ปด านบนประกอบด วยส วนด งน - Dashboard (ร ปด านบนแสดงหน าน อย ) แผงควบค มหน าหล ก แสดงสถานะของการทางานระบบ - Setup ส วนการต งค าบ ญช การใช งานของ Office 365 - Users and Groups ส วนการควบค มบ ญช ผ ใช และกล มผ ใช - Domains ส วนการต งค าของช อโดเมนให ก บ Office 365 - Licensing แสดงจานวน license ในบ ญช ของ Office 365 - Service Settings แสดงการต งค าการให บร การส วนต างๆของบ ญช Office 365 - Service Health แสดงสถานะการทางานของแต ละส วนในระบบ - Reports รายงานแสดงผลสถานะการทางานของ ระบบย อยต างๆ

- Support ต ดต อขอความช วยเหล อจาก Microsoft (คาถามท พบบ อยๆหร อเบอร ต ดต อเพ อขอความช วยเหล อ) - Purchase Services ส วนการส งซ อการให บร การ Office 365 เพ มเต ม ส วนท 2 Service Overview ค อเป นสถานะป จจ บ นโดยรวมของบ ญช Office 365 ของเรา ซ งประกอบไปด วยส วนย อย 4 ส วนด งน - Service Health - Service Requests - Inactive email users - Mail protection ส วนท 3 Current Health แสดงสถานะการทางานของส วนให บร การต างๆซ งจะม การแจ งป ญหาท เก ดข นหากระบบเก ดป ญหา แสดงจานวนการขอใช บร การของระบบ แสดงจานวนของผ ใช ท ไม ได ม การเข ามาใช งานมากกว า 30 ว น แสดงจานวนของอ เมล ท ม การตรวจสอบและป องก นจากการต งค าของระบบ แถบแสดงสถานะการทางานของการให บร การส วนต างๆภายใน Office 365 กรณ ท ม ป ญหาจะแสดงด วยว าป ญหา ในการให บร การด งกล าวเก ดจากอะไร แถบน จะบ งบอกถ งสถานะท งหมด 7 ส วนหล กด งน คร บ - Exchange - Identity Service - Lync - Office 365 Portal - Office Subscription ระบบการให บร การอ เมล ของ Office 365 ระบบการให บร การเก ยวก บ User และ Group ใน Office 365 สถานะการให บร การเก ยวก บการแชทและระบบการส อสารภายใน หน าเว บไซต ส วนทาการ login (URL: login.microsoftonline.com)

ส วนการสม ครใช งานและระบบส งซ อของ Office 365 - Rights Management Service - SharePoint ส วนการกาหนดส ทธ feature RMS ใน Office 365 สถานะการให บร การของ SharePoint ใน Office 365 ส วนท 4 Sidebar (Search, Admin shortcut, Resources and Community) - Search - Admin Shortcut - Resources - Community ช องกรอกข อม ลเพ อทาการ Search ในระบบ Office 365 แผงล งค ท ใช บ อย สาหร บการเข าใช งานส วนควบค ม admin ต างๆ ในระบบ Office 365 ค ม อท เป นล งค เช อมต อไปย ง ข อม ลในการต งค าต างๆของระบบ admin ล งค ไปย ง Community เพ อถามคาถาม หร อเข าไปในบล อกท ม การอ พเดทฟ เจอร ใหม ๆของ office 365

Setup แบ งออกเป น 2 ส วน - ส วน Quick Start เป นส วนการต งค าการใช งานใน Office 365 อย างง ายและรวดเร ว ซ งจะประกอบไปด วยการสร างบ ญช ผ ใช และกล องจดหมายสาหร บการใช งานระบบอ เมล และส วนค ม อการใช งาน Office 365 เบ องต นสาหร บผ ใช เม อคล กท ป ม Start จะมาย งหน าด งร ป เม อเข ามาในหน าจอ Basic Setup จะพบห วข อด งน Specify a domain and confirm ownership เป นส วนของการต งค าช อ domain name ของเราให ก บ office 365 โดยต องทาการต งค า mx หร อ txt record ท dns ของ domain name ท เราเป นเจ าของ ซ งม ข นตอนด งน

1. กรอกช อ domain name ลงไปและทาการคล กท ป ม next 2. หากทาการต งค า mx หร อ txt record แล วให ทาการคล ก verify ระบบจะใช เวลาประมาณ 5 นาท ถ ง 1 ช วโมงเพ อทาการย นย นส ทธ การเป นเจ าของ Domain

Add users and assign licenses การเพ ม users สามารถทาได 3 ว ธ เพ มบ ญช ผ ใช ท ละ 1 บ ญช กรอกช อ-นามสก ล ช อท ผ อ านมองเห น และช อบ ญช พร อมท งระบ โดเมนและคล ก next

ก าหนดส ทธ ของผ ใช ว าเป นบ ญช ผ ใช ธรรมดาหร อผ ด แลระบบ และก าหนดสถานท ของ ผ ใช จากน นคล ก next ก าหนดร ปแบบ Office 365 ท ผ ใช รายน จะได ใช งาน จากน นคล ก next

จากน นจะเป นการกาหนดแจ งเต อนผ านทางระบบอ เมล ว าการสร างผ ใช เสร จสมบ รณ แล ว จากน นคล ก create จะได ข อม ลของบ ญช ผ ใช พร อมท งรห สผ านช วคราวในการใช งานคร งแรกมา จากน น คล กท Create another user เพ อสร างผ ใช หร อคล ก Finish เพ อเสร จส นการทางาน เพ มบ ญช ผ ใช จานวนมากผ านทางไฟล ร ปแบบ.csv

ผ ควบค มระบบสามารถดาวน โหลดต วอย างการทาไฟล csv ได ในหน าน ใช โปรแกรม Directory Synchronization นาบ ญช ผ ใช จาก Active Directory มา Set the domain purpose and configure DNS ส วนน จะเป นการต งค า DNS หล งจากได ทาการ verify domain name แล ว Import user data ส วนน จะเป นคาอธ บายข นตอนในการทา migration ด วยว ธ ต างๆ เพ อมาใช Exchange Online ใน Office 365

o Start using your services ส วนน จะเป นค ม อการแนะนาข นตอนการใช งานส วนต างๆใน Office 365 และย งเป นส วนท เป นการ train admin เพ อบร หารระบบ Office 365 ให ก บผ ใช Office 365

Users and groups - Active users o แสดงข อม ลบ ญช ผ ใช ท ม สถานะพร อมใช งานในป จจ บ น หน าน ผ ควบค มระบบสามารถเพ มผ ใช ใหม และทาการค นหาผ ใช อ นได พร อมท งม ตารางแสดงค าด งต อไปน Display name ช อท ผ ใช งานท านอ นเห น Username ช อบ ญช ผ ใช Status สถานะท เก บข อม ลของบ ญช ผ ใช

- Deleted users ส วนน จะแสดงบ ญช ผ ใช ท ถ กลบซ งสามารถก ค นได หากถ กลบไม เก น 30 ว น - Security groups ส วนน จะเป นส วนแสดงรายช อ groups พร อมท งการสร าง group เพ อก าหนด policy ต างๆ - Delegated admins ส วนน เป นส วนการก าหนดส ทธ ให ก บบร ษ ทอ นสามารถเข ามาทาการปร บแต งค าการใช งาน Office 365 ของเราได เสม อนเป นผ ด แลระบบน

Domains ส วนน เป นการปร บต งค า domain ท ใช ก บ Office 365 o Add a domain เพ มโดเมน o Remove ลบโดเมนเด มออก o View DNS settings ด ค า DNS setting ของ domain name น น o Troubleshoot ใช ตรวจสอบป ญหาท เก ดข นของ domain

Licensing ส วนน จะเป นการแสดง License ของ Office 365 เราซ งประกอบไปด วย 2 ส วน 1. subscriptions o Subscription ร ปแบบหร อแพลนการใช งาน Office 365 o Quantity จ านวน License o Cost ค าใช จ าย o Term End Date ว นหมดอาย การใช งาน 2. Licenses o Name ช อของ License ท ม ในบ ญช Office 365 o Valid จ านวน License ท ม o Expired จ านวน License ท หมดอาย ไปแล ว o Assigned จ านวน License ท ถ ก assigned ให ก บผ ใช ไปแล ว

Service settings ส วนการต งค าระบบต างๆภายใน Office 365 - Mail ส วนการต งค าระบบ Email (Exchange Online)

ส วนระบบเมล จะถ กแบ งการต งค าออกเป น 3 ส วนคร บ 1. Protection ส วนการต งค า 2. Mail flow การเซ ตอ พค า inbound และ outbound connector ของระบบ mail 3. Auditing ส วนการสร างรายงานต ดตามการใช ของกล องจดหมายท เราต องการตรวจสอบ - Sites ส วนการต งค าระบบ Websites (SharePoint Online) ส วนการกาหนด Site Collection ซ งเป นการเล อก content บน sharepoint online ว าจะทาการ เผยแพร หร อม การก าหนดส ทธ ของกล มผ ใช แต ละกล มอย างไร - Lync ส วนการต งค าระบบ Lync Online ส วนการต งค าการใช งาน Lync Online ซ งจะล งค ไปย ง Lync Online admin center ซ งจะเป นส วนใน การกาหนดส ทธ การใช งาน และการ manage ส ทธ การเช อมต อไปย ง Lync ภายนอกได หร อไม - User software ส วนการต งค าการดาวน โหลด Office desktop, Lync Client และ SharePoint Designer

ส วนการต งค าการอน ญาตให ผ ใช สามารถดาวน โหลดโปรแกรมเหล าน ผ านบ ญช Office365 - Passwords ส วนการต ง password policy ของผ ใช ส วนการต งค าระยะเวลาหมดอาย ของรห สผ านสาหร บบ ญช ผ ใช และจ านวนว นท แจ งเต อนก อนรห สผ านหมดอาย - Community ส วนการต งค าการอน ม ต ให ใช บ ญช ผ ใช Office 365 ในการเข าใช งาน Office 365 community - Rights management การต งค า Right Management ของ Active Directory ใน Windows Azure

- Mobile การต งค าการใช งาน ของ Blackberry ก บบ ญช Office 365

Service health หน าน ประกอบด วยการรายงานสถานะของการให บร การแบ งเป น 2 ส วนด งน - Service health เป นตารางแสดงสถานะของการให บร การในแต ละ service เป นรายว นซ งม การเก บย อนหล งไว 30 ว น ว าม สถานะของการให บร การปกต ด หร อไม หากม เหต ข ดข องจะม ส ญล กษณ แจ งพร อมท งเหต ของการข ดข อง - Upcoming maintenance แสดงตารางก าหนดการ maintenance ท จะเก ดข นพร อมอธ บายเหต และแจ งว นเวลา รวมถ งการแสดง ตารางการ maintenance คร งก อนท เก ดข นมาแล วด วย

Reports ส วนแสดงรายงานการใช งานต างๆของ Office 365 ซ งประกอบไปด วยส วนย อยๆ 6 ส วน - Overview หน าสร ปรวมซ งจะล งค ไปย งการสร างรายงานการให บร การตามระบบย อยต างๆ - Mail ส วนการสร างรายงานการใช งานระบบอ เมล Exchange Online - Protection ส วนแสดงปร มาณการร บส งจดหมายของระบบว าม message ไม พ งประสงค อย ในปร มาณเท าใด

- Rules ส วนแสดงปร มาณเมล ท ถ กจ บด วย Rules ท ได ทาการต งค าไว - DLP ส วนแสดงปร มาณของข อม ลท ถ กจ บด วย DLP

- Lync ส วนการรายงานสถ ต การใช งานระบบ Lync Online

Support ส วนน เป นข อม ลการขอความช วยเหล อในการใช งานของ Office 365 ซ งถ กแบ งออกเป น 2 ส วน - Overview โดยส วนแรกจะเป นข อม ลการไข ป ญหาเบ อง ส วน frequently asked questions สาหร บ admin เพ อ ช วยแก ป ญหาท พบบ อย และส วนส ดท ายเป นช องในการกรอกคาสาค ญท ต องการค นหาข อม ลการแก ไขป ญหา เพ มเต ม

- Service requests ส วนน เป นส วนท ใช ในการเป ดเคสหา Support ของทาง Microsoft เพ อแก ป ญหา (ภาษาอ งกฤษ) ข นตอน ในการเป ดเคสหา Microsoft ม ข นตอนด งน 1. ระบ ประเภทของป ญหาท ต องการแก ไข o Issue type ประเภทของป ญหาท ต องการให Microsoft ช วยเหล อแก ไข

o Service ประเภทการให บร การท เก ดป ญหา เช น Exchange online หร อ Yammer เป นต น o Service area กล มของการใช งานการบร การจากท เล อกด านท เก ดป ญหา o Problem description รายละเอ ยดของการเก ดป ญหา o Operation system ร นของระบบปฏ บ ต การท ใช แล วเก ดป ญหา o Microsoft Office version ร นของ Office ท เก ดป ญหา o Browser โปรแกรมท ใช ในการเข าอ นเตอร เน ตท เก ดป ญหา IE หร อ firefox เป นต น 2. ใส ข อม ลเก ยวก บป ญหาเพ มเต ม o Title ช อห วข อของป ญหาท เก ดข น o Description รายละเอ ยดของป ญหาท เก ด o Error message ข อความการผ ดพลาดท เก ดข นขณะพบป ญหา o Problem reproduce to more than one computer? ป ญหาน เก ดข นก บเคร องมากกว า 1 เคร องใช หร อไม หากใช ให ตอบ yes หากไม ตอบ no หร อใน กรณ ท ย งไม ได ม การทดสองให ตอบ Have not tried

3. Attach file เป นส วนของการแนบไฟล เพ อแจ งข อม ลเพ มเต ม ไฟล ท แนบม ขนาดได ไม เก น 5 MB เม อกด submit จะเป นการย นย นเพ อแจ งข อม ลการขอความช วยเหล อจาก Microsoft

Purchase services ส วนส ดท ายของ office 365 admin center เป นส วนสาหร บการส งซ อบร การอ นๆเพ มเต ม อาท เช น Microsoft Visio และ Microsoft Project Online อ กท งย งรวมถ งการเปล ยนแพ คเกจการให บร การจาก plan เด มไปเป น plan อ นๆ (ต องเป นร ปแบบการให บร การประเภทเด ยวก น กรณ เช น Account ของกล มองค กร จะไม สามารถเปล ยนไปใช เป น แบบของสถาบ นการศ กษาได )